移転の重要ポイント
オフィス移転における重要項目をステップごとに解説いたします
業務範囲
弊社では下記STEPのすべてを請け負うことが可能です。
STEP1 事務所(店舗)契約解除と原状回復条件の確認 時期:1年~半年前
契約書を確認するかオーナーや管理会社に問い合わせをし、現オフィスの契約解除と原状回復に関する事項を確認しましょう。
解約は希望日の半年~3か月前に通知が必要な場合がほとんどです。
STEP2 移転先の確保・決定 時期:1年~8か月前
移転先をいくつかピックアップし、条件にあう物件と契約しましょう。
移転の目的を明確に言語化することで、物件の条件がより明確になります。
条件とは:社員の通勤時間・最寄駅や取引先からのアクセス・周囲の環境・使用に適した大きさや形状・1平米当たりの賃料・駐車場の有無・ビルの使用可能時間など
STEP3 移転計画 時期:半年~3か月前
移転日を決定し、逆算でスケジュールを作成します。
この時点で移転に関わるすべてを網羅しておく必要があります。
STEP4 新事務所(店舗)の開発~施工・工事 時期:半年~1か月前
新事務所(店舗)の内装デザイン・レイアウトデザインの設計。
電気工事・内装工事・電話工事・LAN配線・オフィス家具導入・オフィス機器導入など。
依頼する業者が多岐にわたると、それぞれに見積・発注・契約が必要になります。
STEP5 引越し業者の選定 時期:3か月前
引越し業者を選定し契約することが必要です。
STEP6 移転前の手続きなど 時期:3か月前~移転まで
下記の手続きを移転前にやっておく必要があります。
電話回線の移転手続き(問い合わせ先:NTT116)
インターネット回線の移転手続き(問い合わせ先:契約プロバイダ・回線業者)
リース・レンタル契約物件の手続き(問い合わせ先:各契約先会社)
郵便物の転送手続き(問い合わせ先:郵便局)
移転挨拶状・名刺・封筒などの用意(問い合わせ先:印刷会社など)
社内告知や社員への説明
引越しが具体的に近づいてきたら、取引業者への連絡をしましょう。
STEP7 引越し業務・不用品の処分 時期:当日~2週間後
搬入・搬出・トラック輸送・運送保険加入・道路使用許可申請など引越しと一言で言っても作業は多岐にわたります。
また引越し業務中は外部の人間の出入りが頻繁に発生します。
情報漏洩に関する問題において信頼のおける業者に依頼することが大切です。
不用品は弊社では買取及び処分(マニフェスト発行)が可能です。
買取が発生した場合、請求金額より相殺することも可能です。
STEP8 関係官庁への移転に関する届け出
届け出先 | 窓 口 | 手続き内容 | 期 限 |
---|---|---|---|
法務局 | 旧所轄 | 本店または支店移転登記 | 移転後2週間以内 |
税務署 | 新・旧所轄 | 変更異動届など | 移転後、速やかに |
都道府県税事務署 | 新・旧所轄 | 事業開始等申告書 | 移転後10日以内 |
社会保険事務署 | 旧所轄 | 事業所所在地変更届 | 移転後5日以内(移転前も可) |
労働基準監督署 | 状況による | 名称所在地変更届など | 申請内容により移転後即~10日以内 |
公共職業安定所 | 新所轄 | 事業主事業所各種変更届 | 移転後10日以内 |